019…緊急性・重要性と時間配分について 例題1

どうもどうもー。
ツシマです。

「やりたいこと探し」的なお話がこのところ続いたので、今回は

「緊急性・重要性と時間配分について」お話していきます。手帳かいわいでは必ず出てくる話題です。

よく言われるのがこちら…

1.緊急性が高く、重要度も高い
2.緊急性は低いが、重要度は高い

3.緊急性が高いが、重要度が低い
4.緊急性は低いし、重要度も低い

まずは急ぎの作業をやって、次に重要度をやろうという話ですよね。そして、緊急性は低いが重要度は高い作業こそを大切にしなければならない…みたいなお話も聞かれたことあるかもしれません。

作業の順番を決めるときに、これらの判断基準をしっかり持っていれば「忙しい」「なんか気付いたらあれもやってないこれもやってない」「大事なことに手を付けていなかった。今日は徹夜だ」みたいな事態を防ぐことが出来ます。

まず、今回は緊急性のお話。

緊急性が高いのは、自分以外の相手や事情が関係してくる場合が多いですよね。

例を出してみると

1.緊急性が高く、重要度も高い
・クレーム対応
・プロジェクトの根幹に関わる指示対応
・直近のテスト対策
・日常生活に支障が出る痛みやトラブル。
・引き落とし日が翌日。銀行に入金
・撮影や試合直前の減量

3.緊急性が高いが、重要度が低い
・自分以外でも出来るお問い合わせ対応
・雑用の指示対応
・壊れたアイロン(月に3度使用)の買い替え
・部屋の片付け
・SNSチェック

こんな感じなのですが、全て「緊急性」で選んでいると「忙しい」「ああ、今日も気付いたらやりたいことが出来なかった」となってしまいます。

作業の順番は、本来は重要度で選ぶべきです。大切なことから、本当はするべきなのです。そこに、緊急性が「割り込んでくる」だけなのです。

作業の順番の緊急性・重要度を考える判断基準を鍛える練習をしてみましょう。

例題)
例えば、今日が火曜日だとします。金土日がお休みの、時短勤務をしているお母さんだと仮定します。

A.「今日仕事終わりに我が家に寄ってちょうだい。和室を掃除して欲しいの。日曜日に親戚が集まるの。お菓子を今日中に準備しておいてちょうだい!」と元気そうな様子で仕事中に近所に住むお姑さんの留守電が入っていました。

我が家はその日曜日の集まりには短時間だけ参加します。お姑さんは優しく、よく我が家の家事育児を積極的に手伝ってくれ、苦言などは言いませんし、こちらの意見もちゃんと聞いてくれます。ただ、ちょっとみんなの前だと見栄を張りがちです。

B.次に、保育園から仕事中に電話がかかってきました。どうやら、息子が熱を出してしまったようです。さらに、お腹も壊している様子。

幸い、この保育園は交渉さえすれば、仕事帰りの時間までは預かってくれる場合があります。とはいえ、夫は地方へ出張中。自分がお迎えに行かなければいけません。そういえば、自分も今日は身体が重い気がします。

C.自分には、やりたい将来の夢があります。それは、好きでもあるし得意でもある刺繍のお教室を開く事。作品を発表して販売したいとも考えています。

昔から好きで、ずっと作っていました。今も、暇さえあれば手を動かしていたいほどです。自分が自分らしくいられる、生き生きした時間です。この頃ストレスがかなりたまってきているので、本当は没頭していたいです。

D.ティッシュペーパーの在庫がそろそろ切れそうです。

まだ1箱あるのでなんとかなりますが、子どもが小さいのでどうしても使います。自分も花粉症が今年はひどい。

さてさて、A〜Dの緊急性や重要度はどうですか?あなたなら、どれから片付けますか?

余談ですが、例題作っているだけなのに、この例題のお母さんに同情しちゃいました。お母さんって本当に大変ですよね…。

さらに、緊急性を動かすことは出来そうですか?さらに、代用や代役はどうですか?ちょっと考えてみてくださいね。

続きは次回へ。

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